Les paper boards sont des outils polyvalents très utilisés en communication visuelle. Que ce soit pour favoriser la participation active des participants, stimuler la créativité ou gérer efficacement le temps, ces outils jouent un rôle clé dans l’échange d’idées et la collaboration au sein des entreprises. On trouve sur le marché une large gamme de paper bords pour des utilisations variées. Avec ces différents modèles, trouver le bon tableau adapté à ses besoins peut être un défi. Il existe heureusement des critères spécifiques à prendre pour bien choisir un paper bord. Nombreuses sont aujourd’hui les entreprises qui souhaitent intégrer ces tableaux à leur stratégie de communication. Planetoffice explique ici comment choisir et utiliser efficacement les paper boards.
Qu’est-ce qu’un paper board et pourquoi est-il indispensable ?
Un tableau de conférence, également connu sous le nom de paperboard, paper-board ou chevalet de conférence, est un outil de communication visuelle utilisé lors de réunions de travail impliquant un petit nombre de participants. Il se compose en général d’un bloc de grandes feuilles de papier fixées par le bord supérieur à un tableau blanc. Pour dessiner ou écrire sur les paperbords traditionnels par exemple, on utilise des marqueurs. Il en existe cependant d’autres modèles un peu plus modernes.
Ce tableau est un outil essentiel dans de nombreux contextes professionnels et éducatifs. Il permet de :
- créer des présentations visuelles claires et attrayantes,
- dessiner des graphiques, des schémas et des diagrammes en temps réel,
- partager et échanger des idées,
- modifier, réorganiser et ajouter des informations rapidement et facilement,
- faciliter la mémorisation des informations.
Les paper boards sont très utiles lors de brainstormings, de réunions de planification ou de sessions de formation. L’utilisation de ce tableau ajoute une dimension dynamique et interactive aux présentations. Il suscite l’intérêt et l’enthousiasme des participants en rendant le processus de partage d’informations plus vivant et engagé.
Cela peut avoir un impact positif sur l’apprentissage et la rétention des informations dans les formations. Les paper boards sont des outils faciles à utiliser et accessibles à tous. Il ne nécessite pas de compétences techniques avancées ni de matériel spécialisé. Il s’agit d’un outil pratique et polyvalent.
Les différents types de paper boards
On distingue principalement 3 types de paper boards. Planet Office les présente.
Les paper boards traditionnels
C’est le type classique de paper boards composés d’un bloc de grandes feuilles de papier journal fixées par le bord supérieur à un tableau blanc. Le paperboard classique est utilisé pour écrire et dessiner avec des marqueurs, et les pages peuvent être tournées par-dessus le bord supérieur une fois qu’elles sont remplies.
Le paper board numérique/digital
Version moderne, le paper board numérique utilise des écrans interactifs pour afficher les informations. Ce tableau blanc interactif reprend les fonctionnalités des paper bords classiques. Il permet d’écrire, de dessiner et d’annoter directement sur un écran à l’aide d’un stylet ou même de manière tactile. Les avantages des paper boards numériques incluent la possibilité de sauvegarder et de partager facilement le contenu, d’importer des fichiers multimédias et de collaborer en temps réel avec d’autres participants à distance.
Le tableau blanc magnétique
C’est un support magnétique utilisé très souvent dans une salle de classe, une salle de réunion, ou encore lors d’un congrès. Contrairement aux paper boards traditionnels, le tableau blanc magnétique est fabriqué à partir d’un matériau métallique qui favorise l’utilisation d’aimants. Cela offre la possibilité de fixer des feuilles, des cartes, des graphiques ou d’autres supports magnétiques sur le tableau blanc. Il est souvent utilisé pour afficher et organiser visuellement des informations lors de réunions, de présentations ou de sessions de brainstorming.
Comment choisir le bon paper board selon ses besoins ?
Pour mieux profiter du tableau, il est important de choisir un paper bord qui s’adapte à ses besoins.
Format et dimensions
Le format du paper board est important pour déterminer la quantité d’espace disponible pour écrire et dessiner. Certains formats courants sont le double raisin (65 × 100 cm) en France, mais il existe également d’autres tailles disponibles. Il est possible de choisir un format qui convient à des besoins spécifiques et qui offre suffisamment d’espace pour les présentations.
Mobilité et poids
Pour ceux qui ont besoin de déplacer fréquemment leur paper board d’une salle de réunion à une autre, la mobilité et le poids de l’outil sont des facteurs importants à considérer. L’idéal est d’opter pour un paper board léger, facile à transporter et doté de mécanismes de pliage ou de roulettes pour faciliter son déplacement.
Qualité et durabilité
Avant l’achat d’un paperbord, il faut s’assurer qu’il est fabriqué avec des matériaux de qualité pour garantir sa durabilité. Un paper board solide et résistant aux taches ou aux déchirures sera plus durable et offrira une utilisation à long terme. Il faut aussi vérifier la qualité du tableau, qu’il soit lisse et facile à nettoyer. S’il s’agit d’un paper board numérique, il faut s’assurer de la qualité du processeur pour qu’il soit plus intuitif.
Fonctionnalités et compatibilité
Pour les fonctionnalités spécifiques, on peut choisir un paper board numérique qui permet l’écriture et le dessin interactif, ou un tableau blanc magnétique qui offre la possibilité d’utiliser des aimants. Il faut s’assurer que le paper board est compatible avec les accessoires ou les outils supplémentaires qu’on souhaite utiliser, tels que des marqueurs, des aimants ou des stylos pour écran tactile.
Intégrer les paper boards dans la stratégie de communication d’entreprise
Dans une stratégie de communication, les paper baords se présentent comme un outil idéal. Ils offrent un support visuel qui facilite la communication et la compréhension des informations. Les concepts, les idées et les données peuvent être présentés de manière claire et concise, ce qui aide à maintenir l’attention des participants et à favoriser leur engagement dans les discussions.
Utilisation efficace lors des réunions
Intégrer les paper boards dans les réunions permet de favoriser la participation active, gérer le temps de manière efficace, stimuler la créativité et faciliter la prise de décision. Cela contribue à une communication plus fluide et à une meilleure collaboration au sein de l’entreprise.
Le paper board sert aussi à résumer les points clés de la réunion, les décisions prises ou les actions à entreprendre. Cet outil offre la possibilité à tous les participants de voir clairement les résultats et de s’assurer que rien n’est oublié. Le paper board peut également servir de support pour suivre l’avancement des actions décidées lors des réunions précédentes.
Encourager la participation et l’interaction
Ce tableau offre un support visuel qui peut stimuler l’engagement des participants. Au cours de la réunion ou pendant une formation, on peut les encourager à venir au tableau et à contribuer en écrivant ou en dessinant leurs idées, leurs questions ou leurs suggestions. Cela favorise l’interaction, la collaboration et l’échange d’informations entre les membres de l’équipe.
Lorsque les participants sont encouragés à utiliser le paper board pour contribuer activement, cela crée un environnement propice à l’expression de différentes perspectives et idées. En écrivant ou en dessinant sur le paper board, les participants peuvent partager leurs connaissances et expériences, poser des questions pertinentes et proposer des solutions créatives. Cette interaction favorise la collaboration, renforce l’esprit d’équipe et permet un échange d’informations riche et dynamique entre les membres de l’équipe.
Gérer le temps et les priorités
Le paper board peut être utilisé pour hiérarchiser les tâches, établir un planning ou visualiser les priorités. Il aide aussi à créer des listes, des diagrammes ou des tableaux qui offrent la possibilité de mieux organiser les idées et de clarifier les objectifs à atteindre. Cela aide à structurer les discussions et à gérer efficacement le temps lors des réunions.
